Privacyverklaring voor Ouders en Kinderen Stichting Jeugdweek Vught

Deze privacyverklaring is het laatst aangepast op 28 maart 2025.

1. Onze dienstverlening

Stichting Jeugdweek Vught organiseert éénmaal per jaar – tijdens de laatste week van de schoolvakantie – voor de kinderen van het basisonderwijs in de gemeente Vught een spel- en doeweek. Deze week is beter bekend onder de naam ‘Jeugdweek’. Begonnen als een toevluchtsoord voor kinderen van wie de ouders zich geen uitje konden veroorloven, is de Jeugdweek uitgegroeid tot een mozaïek van vreugde en gemeenschap voor alle basisschoolkinderen in de gemeente Vught.

Om onze taken te kunnen uitvoeren en hiermee onze diensten mogelijk te maken (lees: de gevraagde Jeugdweek te kunnen aanbieden) verwerken wij persoonsgegevens. Jouw privacy is voor Stichting Jeugdweek Vught van groot belang. Wij vinden het belangrijk om jou te informeren over wat we precies met jouw persoonsgegevens en de persoonsgegevens van jouw kind doen, en op welke wijze wij deze beschermen. Bij de verwerking van persoonsgegevens houden we ons aan de privacywetgeving, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring wordt toegelicht wat dit precies voor jou betekent.

Ouders en kind

Wanneer Stichting Jeugdweek Vught in deze verklaring spreekt over ouders, wordt bedoeld: de bloed- of aanverwanten in opgaande lijn van het kind; de pleegouders van het kind of de persoon die ouderlijke verantwoordelijkheid draagt voor het kind. Onder ouders worden ook verstaan diegene die zich oriënteren om hun kind in te schrijven voor de Jeugdweek of al hebben ingeschreven maar nog niet definitief zijn ingeloot. Voor de (toekomstige) kinderen van deze (toekomstige) ouders wordt nog geen Jeugdweek verzorgd. Het kind is degene voor wie Stichting Jeugdweek Vught de Jeugdweek verzorgt of waarvoor een aanmelding loopt.

2. Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Om onze taken te kunnen uitvoeren en hiermee onze diensten mogelijk te maken verwerken wij persoonsgegevens van ouders en kinderen. Stichting Jeugdweek Vught gebruikt deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• De uitvoering van onze diensten (het aanbieden van de Jeugdweek en de voorbereiding daarvan). Om ervoor te zorgen dat de kinderen die deelnemen aan de Jeugdweek correct worden ingeschreven en om de benodigde materialen en activiteiten voor te bereiden, verzamelen we persoonsgegevens zoals naam, leeftijd en adres;

• Het bijhouden van persoonsgegevens in het dossier van het kind die van belang zijn voor de begeleiding en verzorging van het kind. We bewaren (bijzondere) persoonsgegevens zoals medische informatie en allergieën van de kinderen en contactgegevens van de ouders in de dossiers van de kinderen die deelnemen aan de Jeugdweek. Deze gegevens zijn essentieel voor de veiligheid, gezondheid en het welzijn van de kinderen tijdens de activiteiten en voor de juiste begeleiding en zorg indien nodig. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een heftige notenallergie of wanneer het kind naar huis moet worden gebracht tijdens de bivak;

• Het onderhouden van contacten met de ouders. Dit kan onder meer gaan over belangrijke mededelingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan wanneer een kind ongewenst gedrag toont of tijdens de bivak naar huis wilt;

• Stichting Jeugdweek Vught verwerkt persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie ons benadert met een bevel om bepaalde persoonsgegevens van het deelnemende kind door te geven, bijvoorbeeld voor een politieonderzoek, dan zijn we verplicht hieraan te voldoen);

• Het bijdragen aan orde en veiligheid bij activiteiten die Stichting Jeugdweek Vught verricht en het bewaken van die veiligheid binnen de organisatie en het beschermen van eigendommen van Stichting Jeugdweek Vught, medewerkers, kinderen, ouders en bezoekers. Het bijhouden van persoonsgegevens kan ons helpen om te controleren wie geautoriseerd is om toegang te krijgen tot specifieke gebieden en activiteiten. Door informatie te hebben over wie er aanwezig is, kunnen we ongeautoriseerde personen identificeren en voorkomen dat ze op plekken komen waar ze niet horen te zijn. Dit helpt bij het handhaven van een veilige omgeving voor alle kinderen, medewerkers, ouders en bezoekers.;

• Het behandelen van geschillen. In het geval van geschillen of conflicten tussen bijvoorbeeld kinderen, ouders, medewerkers of andere betrokkenen, kunnen we persoonsgegevens gebruiken om het geschil te onderzoeken en te behandelen.

Bij de verwerking van ouder en kind-gegevens vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats. Dit betekent dat bij Stichting Jeugdweek Vught altijd een persoon de besluiten neemt, en niet een computer(systeem). Ook worden de ouder- en kind gegevens in beginsel niet verstrekt naar of opgeslagen in een land buiten de Europese Unie.

3. Welke (bijzondere) persoonsgegevens verwerkt Stichting Jeugdweek Vught?

Ouders

• Naam, Adres (straat en huisnummer) en Woonplaats (NAW)-gegevens

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Telefoonnummer 2 (telefoon nummer bij geen gehoor)

• Bankrekeningnummer

Kind

• Naam, Adres (straat en huisnummer) en Woonplaats (NAW)-gegevens

• Geslacht

• Geboortedatum

• Naam van de basisschool

• Klas van de basisschool

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zijn persoonsgegevens die extra gevoelig zijn voor de privacy en een grotere impact hebben op iemand als ze worden verwerkt. Daarom worden deze gegevens extra beschermd volgens de AVG. Stichting Jeugdweek Vught verwerkt de volgende bijzondere persoonsgegevens:

Ouders

• Gezondheidsgegevens in geval van (mogelijk) levensbedreigende (nood)situaties

Kind

• Medicijngebruik

• Bijzondere behoeften (zoals dieetwensen en allergieën)

• Gezondheidsgegevens in geval van (mogelijk) levensbedreigende (nood)situaties

4. Wettelijke grondslagen

Bij het verwerken van persoonsgegevens vinden wij het belangrijk om jouw privacy te respecteren. Het is alleen toegestaan om persoonsgegevens te verwerken als dit noodzakelijk is om het doel te bereiken. Dit betekent dat er een geldige reden moet zijn om persoonsgegevens te verwerken. De juridische naam voor die redenen is ‘wettelijke grondslagen’. Om je zo goed mogelijk onze diensten te kunnen aanbieden, is het noodzakelijk voor ons om een aantal persoonsgegevens van ouders en kinderen te verwerken. Wij verwerken persoonsgegevens van jou of jouw kind op basis van een van de volgende grondslagen:

• De persoonsgegevens worden verwerkt ter uitvoering van de overeenkomst die we hebben gesloten, namelijk de inschrijving van jouw kind voor de Jeugdweek. Het doel van de overeenkomst is het uitvoeren van onze diensten op één van de locaties van Stichting Jeugdweek Vught.

• Het komt voor dat wij persoonsgegevens nodig hebben, omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van een klanttevredenheidsonderzoek. Je kunt hier altijd bezwaar tegen indienen of niet aan meewerken.

• Wij kunnen persoonsgegevens verwerken omdat we daarvoor toestemming hebben verkregen. Denk hierbij aan het maken en gebruiken van foto’s en video’s van kinderen. U kunt op elk moment deze toestemming intrekken.

• In uitzonderingssituaties hebben we persoonsgegevens nodig wanneer het gaat om jouw gezondheid of de gezondheid van je kind. Er is dan een zogenaamd vitaal belang. Het gaat dan om mogelijk levensbedreigende (nood)situaties. Denk bijvoorbeeld aan een acute ziekte of ongeval.

5. Foto- en beeldmateriaal

Tijdens de Jeugdweek gebruiken we beeldmateriaal om de activiteiten te laten zien en als illustratie in communicatiemiddelen zoals de website van Stichting Jeugdweek Vught en onze sociale media accounts (Facebook, Instagram, TikTok en YouTube). Zo kunnen deelnemende kinderen, vrijwilligers en ouders volgen wat er tijdens de Jeugdweek gebeurt. We delen waar we trots op zijn. Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met beeldmateriaal. Wij plaatsen geen beeldmateriaal waardoor kinderen, ouders en/of medewerkers schade kunnen ondervinden. Naast onze sociale media kanalen plaatsen wij foto’s op de beveiligde omgeving van Stichting Jeugdweek Vught waarvoor jij na de Jeugdweek een inlog naam en wachtwoord zult krijgen. Het volledige eigendom en alle intellectuele eigendomsrechten van foto’s, video’s en ander beeldmateriaal blijven bij Stichting Jeugdweek Vught.

Tijdens de online inschrijving voor de Jeugdweek geven ouders toestemming voor het gebruik en delen van persoonsgegevens en beeldmateriaal. Kinderen kunnen dit vanaf 16 jaar zelf doen. Ieder jaar wordt bij de online inschrijving opnieuw eenmalig toestemming gevraagd. Hierna kunnen vrijwilligers en ouders hun toestemming wijzigen of intrekken, als ze dat willen. Dat kan op ieder moment. Ook na publicatie van beeldmateriaal kunt u melden dat er toch bezwaar is tegen publicatie van dit beeldmateriaal. Wij zullen het beeld dan direct verwijderen. Wilt u gebruik maken van het recht om toestemming in te trekken of het recht op verwijdering dan kunt u mailen naar az@jeugdaktief.nl

6. Bewaartermijnen

Stichting Jeugdweek Vught bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het leveren van de dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Een foto verwijderen we gelijk als je je toestemming hiervoor intrekt. Als je meer wilt weten over hoe lang je persoonsgegevens exact worden bewaard, kun je contact met ons opnemen via az@jeugdaktief.nl.

7. Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?

Stichting Jeugdweek Vught neemt de bescherming van jouw persoonsgegevens serieus en treft hiervoor de benodigde beveiligingsmaatregelen. We vragen aan partijen waar wij mee samenwerken om soortgelijke beveiligingsmaatregelen te treffen en leggen dit contractueel met ze vast. Om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen, past Stichting Jeugdweek Vught binnen de hele organisatie beveiligingsmaatregelen toe. Het gaat dan om zowel technische als organisatorische beveiligingsmaatregelen. Denk hierbij aan:

• Toegangs- en autorisatiemanagement in systemen (ook wel ‘role-based-access’, oftewel een systeem dat controleert wie binnen een organisatie toegang heeft tot welke informatie en functies, afhankelijk van hun rol);

• Versleuteling (bijvoorbeeld wachtwoorden);

• Screening van personeel.

Afhandeling van datalek
Als er sprake is van een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens (datalek) dan lossen wij dat zo snel mogelijk op en nemen wij maatregelen om de (mogelijke) risico’s op herhaling zo veel mogelijk te beperken. Indien nodig melden wij het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen.

8. Wanneer delen we jouw persoonsgegevens met derden?

Het kan voorkomen dat wij persoonsgegevens van ouders en kinderen aan derde partijen verstrekken op basis van één reden zoals hieronder genoemd:

• Aanmelden voor deelname aan Jeugd Aktief

De derde partij met wie we mogelijk persoonsgegevens delen:

• Meedoenisleuker.nl.
Het gaat hierbij om alle persoonsgegevens die worden genoemd onder het kopje “3. Welke (bijzondere) persoonsgegevens verwerkt Stichting Jeugdweek Vught”. Het verwerkingsdoel is het uitvoeren van onze diensten, namelijk het aanbieden van de Jeugdweek. Meedoenisleuker.nl is het systeem dat de inschrijvingen beheert voor de Jeugdweek.

Met alle partijen maken we afspraken over de veilige verwerking van de persoonsgegevens van jou of je kind, zo nodig wordt er een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Wij slaan jouw persoonsgegevens in beginsel uitsluitend op binnen de Europese unie, maar als we van een internationale partij buiten de EER gebruik maken zorgen we dat er een passend beschermingsniveau is.

9. Welke privacy rechten heb je?

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens Stichting Jeugdweek Vught van jou of jouw kind heeft, dan kun je contact met ons opnemen. Zie hiervoor de contactgegevens onderaan deze privacy verklaring. Als er persoonsgegevens van jou of jouw kind verwerkt worden, dan heb je verschillende rechten waar je gebruik van kan maken.

Als ouder heb je privacy rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens. In het geval van kinderen tot 16 jaar heb je als ouders ook het recht om de privacy rechten uit te oefenen met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens van jouw kind. Indien jouw kind de leeftijd van 12 jaar nog niet bereikt heeft, heb jij als ouder het recht om de privacy rechten voor hen uit te oefenen. Indien jouw kind tussen de 12 en 16 jaar dan heeft, naast de ouders, ook het kind het recht om de privacy rechten uit te oefenen.

Je hebt de volgende rechten:

• Recht op informatie: via dit recht moeten wij ervoor zorgen dat jij op behoorlijke, begrijpelijke en transparante wijze wordt geïnformeerd wanneer jouw persoonsgegevens worden verwerkt, en wat de doelen zijn van deze verwerking. Alle informatie die we aan jou moeten geven is opgenomen in deze privacyverklaring.

• Recht op inzage: je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien. Dit houdt in dat je een verzoek kunt doen om inzicht te krijgen in welke persoonsgegevens Stichting Jeugdweek Vught van jou verwerkt. Stichting Jeugdweek Vught geeft je dan informatie over de doeleinden waar de persoonsgegevens voor worden verwerkt, de aard en herkomst van deze persoonsgegevens (denk hierbij bijvoorbeeld aan persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van een vraag die je per e-mail hebt gestuurd).

• Recht op rectificatie: je hebt recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen, bijvoorbeeld als deze onjuist of onvolledig zijn.

• Recht op bezwaar: je kunt in sommige gevallen bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.

• Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken je persoonsgegevens te verwijderen bijvoorbeeld als de persoonsgegevens onjuist zijn. Soms kan Stichting Jeugdweek Vught dit recht niet uitvoeren, bijvoorbeeld wanneer bepaalde persoonsgegevens op basis van een wettelijke plicht bewaard dienen te blijven.

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen in een digitaal leesbaar standaardformaat naar jouzelf of naar een derde partij.

• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je verzoeken om het verwerken van je persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken, wat betekent dat wij minder persoonsgegevens van jou verwerken.

Wil je van één van bovenstaande rechten uitoefenen? Dan kun je dit kenbaar maken via az@jeugdaktief.nl. Binnen één maand ontvang je een terugkoppeling op jouw verzoek. Deze termijn kan worden verlengd met twee maanden om redenen die verband houden met de complexiteit van het verzoek en/of het aantal verzoeken. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij jou daarvan tijdig op de hoogte stellen. Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen deze identificatiegegevens op om er zeker van te zijn dat jij de persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren. Stichting Jeugdweek Vught biedt verschillende opties om je identiteit te verifiëren: je kunt een kopie van je identiteitsbewijs per e-mail sturen of je kunt ervoor kiezen om persoonlijk langs te komen, mocht dit je voorkeur hebben.

10. Persoonsgegevens van kinderen

De Jeugdweek wordt georganiseerd voor kinderen onder de 16 jaar. Voor de verwerking van hun persoonsgegevens is de toestemming van de ouders nodig. Stichting Jeugdweek Vught wil graag kinderen de mogelijkheid geven om mee te doen met de Jeugdweek en tegelijkertijd willen we zorgvuldig omgaan met hun persoonsgegevens. Hieronder lichten we toe hoe Stichting Jeugdweek Vught omgaat met het vragen van toestemming bij kinderen.

Toestemming bij kinderen

Stichting Jeugdweek Vught richt zich ten eerste op kinderen van 4 tot en met 12 jaar. Bij deze kinderen wordt er vanuit gegaan dat zij zichzelf niet inschrijven voor de Jeugdweek. Daarom richt de website en het inschrijfformulier van Stichting Jeugdweek Vught zich tot de ouders, waardoor de toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens ook door de ouders wordt gegeven.

Daarnaast richt Stichting Jeugdweek Vught zich op kinderen van 13 en 14 jaar die deelnemen aan de Vliegende Brigade.1 Bij het verwerken van persoonsgegevens bij inschrijving voor de Jeugdweek, zoals de naam, het e-mailadres, en het huisadres, wordt toestemming gevraagd via het plaatsen van een ‘vinkje’ door het kind en/of de ouder, en het sturen van een e-mail aan zowel het kind als de ouders om hen te informeren over de inschrijving. Dit betekent dat wij naast de persoonsgegevens van het kind, ook het e-mailadres en de naam van de ouders verwerken, zodat wij kunnen waarborgen dat de toestemming juist is gegeven.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. Als een wijziging plaatsvindt, zal Stichting Jeugdweek Vught de nieuwste versie voor jou beschikbaar stellen via de website.

12. Klacht indienen

Een vraag of klacht over privacy kun je indienen via az@jeugdaktief.nl. Als jouw vraag of klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld, kun je een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan hier.

Contactgegevens

Voor vragen over onze privacyverklaring of vragen over jouw rechten, kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

E-mailadres: az@jeugdaktief.nl
Website: www.jeugdaktief.nl

KvK-nummer: 41081240

Vestiging adres

Van Miertstraat 2A

5262 XB Vught